個人情報保護マネジメントシステム

個人情報保護方針

株式会社ソフタス（以下「当社」といいます。）は、ITサービス事業を通じて取得する個人情報の保護を重要な社会的責務と認識し、個人情報保護法その他の関係法令及びJIS Q 15001に基づき、その適正な取扱いに努めます。

1. 当社は、個人情報の取得、利用及び提供について適切な管理を行います。
・個人情報を取得する場合は、法令に定めがある場合を除き、利用目的を明示し、ご本人の同意を得て取得します。
・個人情報を利用する場合は、利用目的の範囲内で取り扱い、目的外利用を防止するための措置を講じます。
2. 当社は、個人情報を適法かつ公正な手段によって取得し、同意いただいた利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱わない仕組みを構築します。
3. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
4. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、万一問題が発生した場合には、速やかに是正措置を実施し、再発防止に努めます。
5. 当社は、ご本人又は代理人からの保有個人データに関する開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去等の請求及び個人情報の取扱いに関する相談・苦情について、適切かつ迅速に対応します。
6. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを適切に運用し、継続的な改善に努めます。

個人情報の保護に関する当社の取り扱い

株式会社ソフタス（以下当社という）は、当社がお預りする個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取り扱いを以下のように定め、個人情報の保護に努めます。

1. 当社における個人情報の利用目的は、下記のとおりです。
   以下の利用目的で受託業務以外の個人情報は「保有個人データ」(2)(3)(4)となります。

   • (受託業務におけるお客様、取引先様からお預りした個人情報の利用目的)

     (1)お客様、取引先様からご注文いただいた商品の発送、及びアフターサービスの提供のため

   • (関連企業様の個人情報の利用目的)

     (2)受託関連の営業活動や資材の購入・部品調達等の連絡・問い合わせ、支払・請求書作成等の事務処理のため

   • (従業員・採用応募者関連の個人情報の利用目的)

     (3)従業員、パート、採用応募者、退職者の人事関連事務処理、その他一般事務の連絡及び問い合わせのため

   • (その他お問い合わせ、相談に伴う個人情報の利用目的)

     (4)お問い合わせや相談・苦情に対する内容確認や連絡のため

   上記事業にかかわる以外の目的のために利用することはいたしません。上記以外の目的でご本人様の個人情報を取得、利用させていただく場合は、利用目的、利用方法、利用範囲等の内容をご説明し、個別にご本人様の同意を得た上で行うことといたします。

2. 当社は、以下の場合を除き、ご本人様の同意を得ずして個人情報を第三者に提供することはございません

   • (1)個人情報保護に関する秘密保持契約を締結している業務委託会社に対して、ご本人様に提示した利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を預ける場合。
   • (2)司法、行政またはこれに類する公的機関から法令に基づいてご本人様個人情報の開示を求められた場合。

3. 当社は保有する個人情報につきましては、法令、ガイドラインおよび当社の内部規則に従い、安全管理措置を講じるための組織体制整備等の組織体制面、社員教育等の人的体制面、盗難等に対する物理的な予防対策、ネットワークを利用した不正アクセスの防止等の技術的な予防対策を施し、漏洩、紛失、滅失 又き損、改ざん等から保護します。

4. 当社がお預りした保有個人データにつきましては、ご本人様より訂正、追加もしくは削除のご請求、消去もしくは第三者提供の停止、第三者提供記録のご請求をいただいた場合は、調査の上、法令に従って対応いたします。

   これらのご請求につきましては、別に定める「個人情報に関する依頼書」に必要事項を記載し、これに本人確認のための書類（運転免許証の写し等）、代理人である場合は代理人を特定できる確認資料（委任状等）添付の上、当社個人情報問合せ・相談窓口まで郵送またはメールにてお申しで願います。後日、当社問合せ・相談窓口担当者より、電話にて本人確認を行った後に回答させていただきます。本人確認を行うための書類は、回答後直ちに当社の規定に従って破棄いたします。なお、この対応をするための手数料は原則として徴収いたしません。

5. その他当社の個人情報の取扱に関するお問合せは、下記の当社問合せ・相談窓口担当者まで、電話、メール、または郵送にて直接お申しでいただくか、当社の所属する認定個人情報保護団体までお問合せ願います。

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

株式会社ソフタス(以下、当社という)は、「個人情報保護方針」と同様、以下に「特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針」を定め、これを遵守します。

(特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針）

1. 当社は「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」ならびに関係法令、国が定めるガイドライン、およびその他の規範を遵守します。
2. 当社は、特定個人情報の漏洩、滅失、き損等の防止、及び特定個人情報の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
3. 当社は、特定個人情報の取扱いに関する質問及び苦情については窓口を設置し、適切な範囲で対応します。

個人番号の利用目的及び取り扱う特定個人情報の範囲

1. 利用目的

   収集した個人番号は、番号法等の法律によって提供が定められた行政事務(源泉徴収関連事務、支払 調書作成事務、健康保険関連事務、厚生年金保険関連事務、雇用保険関連事務 等)を処理することに限定して利用いたします。

2. 特定個人情報の範囲

   取り扱う特定個人情報の範囲としては、行政事務を処理することによって発生する行政機関等に提出する帳票を作成するために必要となる以下の個人情報に限定する。

   • (1)従業者及び従業者の被扶養者、配偶者

     個人番号、氏名、生年月日、性別、電話番号、基礎年金番号、被保険者番号、被保険者記号番号、被保険者整理番号、役職

   • (2)上記以外の個人

     個人番号、氏名、住所

安全管理措置について

1. 個人データの取扱いに係る規律の整備

   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、リスクを認識し、そのリスクに応じた対策を講じる手順を確立・維持する規律を策定しています。

2. 組織的安全管理措置

   • (1)個人データの取扱いに関する責任者を設置設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人データの漏えいの事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   • (2)個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

3. 人的安全管理措置

   • (1)個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
   • (2)個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

4. 物理的安全管理措置

   • (1)個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
   • (2)個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

5. 技術的安全管理措置

   (1)アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。